پشتيباني voip کليد طلايي براي پايداري سيستم تلفن گويا

منظور از پشتيباني سيستم ويپ چيست؟

خدمات و پشتيباني ويپ در واقع وظايفي‌ است که پس از پياده سازي و استقرار مرکز تلفن VOIP از سوي شرکت مجري اجرا مي‌شود. معمولا در زمان تنظيم قرارداد اجراي پروژه، شرکت‌هاي اين حوزه زماني را به عنوان پشتيباني رايگان سيستم تلفن تحت شبکه جهت رسيدن به پايداري ارائه مي‌دهند و در صورت نياز و تاييد کارفرما قراردادي مبني بر ارائه خدمات و پشتيباني VoIP به صورت فصلي، شش ماهه يا ساليانه تنظيم مي‌شود. در مدت قرارداد پشتيباني، شرکت مجري موظف است طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ويپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاري، سخت‌افزاري، تهيه نسخه پشتيباني و … بررسي نمايد و مشکلات احتمالي را به حداقل برساند يا در زمان بروز خطا در سيستم در اسرع وقت مشکل را برطرف نمايد.

چرا بايد از مرکز تلفن ويپ پشتيباني شود؟

سيستم تلفن VOIP مانند ساير سرويس‌هاي تحت شبکه علاوه بر اينکه براي پياده‌سازي و استقرار نيازمند يک متخصص باتجربه است، براي راهبرد و پشتيباني نيز به يک متخصص نياز دارد. سرويس و تجهيزات زيادي در شبکه داخلي شرکت دست در دست هم مي‌دهند تا شما بتوانيد از خدمات مرکزتلفن ويپ استفاده کنيد. سرور، سوييچ‌ها، کامپيوترها، زيرساخت شبکه، اينترنت و به صورت کلي تمامي زيرساخت نرم‌افزاري و سخت‌افزاري شرکت در ارتباط با هم يک سرويس را به کاربران ارائه مي‌دهند. بنابراين در وهله اول صحت عملکرد هرکدام از اين اجزا بسيار حائز اهميت است و هر کدام از اين بخش‌ها به نسبت مقياس شرکت ممکن است نيازمند کارشناس پشتيباني باشد.

سيستم تلفن VOIP يک سيستم پيشرفته تلفني است که از پايداري خوبي نيز برخوردار است. اما از اين موضوع نمي‌توان گذشت که چنين سرويس هوشمندي هيچگاه به مشکل نخورد يا نيازمند هيچگونه تغيير يا بررسي منظم نباشد. فرض کنيد پس از مدتي تصميم مي‌گيريد تغييراتي در سرور خود ايجاد کنيد. مثلا منوي تلفن‌گويا را تغيير دهيد، داخلي اضافه کنيد، از سيستم خود نسخه پشتيبان تهيه کنيد يا صف انتظار جديدي بسازيد. همچنين ممکن است به هر دليلي سرور مرکز تلفن ويپ شما دچار اختلال شود، بنابراين در اين شرايط شما نياز به يک کارشناس پشتيبان مستقر در شرکت خود يا به صورت On Call در همان شرکت ارائه دهنده بهترين CRM خواهيد داشت.

پنج مورد از مهمترين شرايط و ضوابط خدمات پشتيباني VOIP

• 
  

  مدت زمان قرارداد پشتيباني سيستم ويپ

  
  

مدت قرارداد پشتيباني ويپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و ساليانه تعيين مي‌شود. در اين مدت شرکت خدمات ويپ که وظيفه پشتيباني VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامي موارد را تا پايان تاريخ قرارداد اجرا و خدمت‌رساني کند.

• 
  

  نحوه پشتيباني سيستم VOIP

  
  

چگونگي ارائه پشتيباني VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلي زياد و سيستم تلفن حساسي داريد، مي‌توانيد کارشناس پشتيبان را به صورت مستقر در محل شرکت خود داشته باشيد. اگر نيازي به يک کارشناس مستقر نداريد، مي‌توانيد قرارداد را طوري تنظيم کنيد که کارشناس و شرکت پشتيباني ويپ به صورت دوره‌اي و حضوري سيستم را بررسي و در طول همين دوره به صورت آنلاين و On Call سرويس دهي کنند. به صورت کلي نحوه ارائه خدمات پشتيباني ويپ بر اساس توافق، نوع و مقياس پروژه شما تعيين مي‌شود.

• 
  

  نحوه تسويه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ويپ

  
  

از ديگر مواردي که در قرارداد پشتيباني ويپ ذکر مي‌شود، نحوه تسويه حساب کارفرما است. اين مورد نيز حالات متغير مختلفي دارد که يا به صورت توافقي بين شرکت پشتيباني VOIP با کارفرما يا طبق قوانين و سياست‌هاي شرکت پشتيبان ويپ تعيين مي‌شود. نحوه پرداخت مي‌تواند ابتداي يا انتهاي هر دوره پرداخت گردد.

• 
  

  تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ويپ

  
  

يکي ديگر از موارد مهمي که بايد در قرارداد پشتيباني ذکر شود، تعهداتي است که بايد کارفرما و شرکت پشتيبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال مي‌توانيد در قرارداد اينطور ذکر کنيد که کارفرما نبايد اطلاعات دسترسي به سرور را به شخصي غير از کارشناس مورد تاييد شرکت خدمات ويپ بدهد. شرکت پشتيبان نيز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداري در لحظه پاسخگوي مشکلات کارفرما باشد.

• 
  

  شرح دقيق از موارد قابل پشتيباني پروژه

  
  

بهتر است در قرارداد به صورت دقيق و صريح تمام مواردي که شامل خدمات پشتيباني مي‌شوند را ذکر کنيد. به طور مثال ممکن است تجهيزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبکه، گيت‌وي، هدست و هر سخت افزار ديگري که در شرکت خود داريد شامل قرارداد پشتيباني شما نباشد و شرکت ارائه‎‌کننده خدمات ويپ فقط مرکز تلفن ويپ را پشتيباني کند. بنابراين بهتر است قرارداد خود را دقيق مورد بررسي و ارزيابي قرار دهيد.

در قرارداد پشتيباني سيستم تلفني ويپ معمولا چه خدماتي ارائه مي‌شود؟

• 
  

  بازديد دوره‌اي حضوري

  
  

به طور مثال اگر شما يک قرارداد پشتيباني 6 ماهه غيرحضوري با يک شرکت تنظيم کرده باشيد، بازديد و بررسي حضوري ماهانه کارشناس شرکت سرويس ‌دهنده مي‌تواند بسيار مفيد باشد. بررسي فيزيکي سرور مرکز تلفن ، تلفن‌هاي تحت شبکه روميزي يا بيسيم، گيت‌وي‌هاي خط شهري، هدست‌ها و به صورت کلي تمامي تجهيزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP از جمله تجهيزاتي هستند که در بازديد دوره‌اي حضوري مورد بررسي قرار مي‌گيرند.

• 
  

  تهيه نسخه پشتيبان

  
  

سرورهاي مرکز تلفن معمولا ظرفيت محدودي دارند و نمي‌توانند تمامي اطلاعات از جمله گزارشات مکالمات، صندوق صوتي و گزارشات عملکرد افراد پاسخگو را مدت زيادي ذخيره کنند. البته ميزان دخيره اطلاعات وابسته به ميزان هارد سرور است. به هر حال اين ظرفيت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهايت پر خواهد شد و نيازمند تخليه بخشي از ظرفيت هارد خواهد بود. علاوه بر اين موضوع ممکن است به هر دليل بر اثر يک اتفاق تمام اطلاعات شما از روي سرور از بين برود. در اين شرايط تهيه نسخه پشتيبان هم مي‌تواند در شرايط بحراني از دست دادن اطلاعات به شما کمک کند و همچنين از پر شدن فضاي هارد جلوگيري خواهد کرد.

• 
  

  عيب‌يابي مرکز تلفن ويپ

  
  

زماني که مرکز تلفن شما داراي خدمات پشتيباني باشد، ديگر نگراني و دغدغه‌اي بابت رفع عيب مشکلات مبدل خط تلفن شهري، خط E1، سيپ ترانک يا مشکلات تلفن ‌روميزي تحت شبکه، تلفن‌هاي بيسيم يا همچنين مشکلات سرور خود را نخواهيد داشت. در واقع هميشه خيالتان راحت است که در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌هاي سيستم تلفن گويا، شرکت خدمات ويپ آماده رفع عيب و پاسخگويي به شما خواهد بود.

• 
  

  افزودن امکانات و قابليت‌هاي جديد

  
  

فرض کنيد در شرکت خود يک نيروي جديد استخدام کرده‌ايد. براي اين شخص نيازمند ساخت يک داخلي، صندوق صوتي و هدايت تماس ورودي از طريق صف‌تماس و تلفن‌گويا هستيد. بنابراين شرکت خدمات ويپ مي‌تواند در هر زمان که نيازمند افزودن امکانات يا تغييرات در مرکز تلفن ويپ بوديد، در کنارتان باشد.

• 
  

  ارائه مشاوره در توسعه سيستم تلفن ويپ

  
  

بسياري از خدمات بي‌شمار ويپ ممکن است از ديد و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابليت‌هاي معمول يک سيستم تلفن هوشمند باخبر باشيد. يکي از وظايف مهم شرکت پشتيباني ارائه مشاوره و پيشنهاد با توجه به نوع کسب‌و‌کار و نياز شما خواهد بود. مثلا اگر شما يک بخش به عنوان مرکز تماس داريد، سيستم نظرسنجي تلفني مي‌تواند براي شما مفيد باشد. يا اگر از يک نرم‌افزار مديريت ارتباط با مشتري (CRM) استفاده مي‌کنيد، ارتباط مرکز تلفن ويپ با نرم افزار CRM مي‌تواند مزيت‌ زيادي را براي کسب‌و‌کارتان داشته باشد.

هواي کسب‌و‌کارتان را داشته باشيد

هر کسب‌و‌کاري براي رشد و پيشرفت نيازمند عوامل انساني و عوامل سيستماتيک درون سازماني خواهد بود. مثلا تا به حال شنيده‌ايد که يک نفر بدون استفاده از ايده و تجربه عوامل انساني ديگر بتواند يک کسب‌و‌کار موفق داشته باشد؟ يا تا به حال ديده‌ايد يک شرکت 20 نفره از هيچ سيستم نرم‌افزاري مثل حسابداري ،اتوماسيون اداري، انبارداري و … استفاده نکند و به عنوان يک شرکت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب اين سوال هم “خير” خواهد بود.

کسب‌و‌کارهاي امروزي ديگر امکان رشد بدون سيستم‌سازي فرآيندهاي درون سازماني با استفاده از تکنولوژي‌هاي نوين و سيستم‌هاي ارتباطي را ندارند. بنابراين شرکتي که استفاده از تکنولوژي را هزينه مي‌داند و خود را از سيستم‌هاي ارتباطي نوين دور مي‌کند، به همان اندازه از رقابت نيز دور خواهد شد. مرکز تلفن VOIP يک سيستم ارتباطي هوشمند براي کسب‌و‌کارهايي است به دنبال ارتقاي سطح کيفي خدمات خود و ارتباط بهتر با مشتريان‌شان هستند. خدمات پشتيباني VOIP نيز به شما کمک مي‌کند تا در تمام طول مدت استفاده از اين سيستم تلفن هوشمند خيالتان آسوده باشد و تمرکزتان بر روي ارائه خدمت بهتر به مشتريان و در نهايت افزايش فروش خود باشد.

راه اندازي سامانه تلفن گويا چطور به کسب و کار شما کمک ميکند؟

پشتيباني voip کليد طلايي براي پايداري سيستم تلفن گويا