crm

راه اندازي تلفن گويا ، منشي تلفني خستگي نا‌پذير

راه اندازي تلفن گويا يا منشي ديجيتال هوشمند سال‌هاي زيادي است که به عنوان يک سرويس ارتباطي قدرتمند و منعطف در شرکت‌هاي ارائه کننده خدمات يا شرکت‌هاي فروش تجهيزات بسيار مورد استقبال قرار گرفته است. شايد پيش خود بگوييد سيستم منشي‌‌ ديجيتال از همان سال‌هاي ابتدايي ورود سانترال يا حتي تلفن‌هاي خانگي وجود داشته است و سرويسي نيست که آن را قدرتمند، هوشمند يا منعطف بخوانيم. در سال‌هاي اخير با توجه به پيشرفت و مهاجرت سيستم‌هاي تلفني منسوخ مثل سانترال پاناسونيک به سمت سيستم‌هاي تلفني نوين و هوشمند که به آن‌ها مرکز‌تلفن ويپ گويند، نوع سرويس‌دهي تلفن‌گويا يا همان منشي ديجيتال تغيير و به صورت کامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بيشتر با منشي ديجيتال آشنا خواهيم کرد و به شما مي‌گوييم که اين سرويس چطور مي‌تواند کسب‌و‌کار‌تان را در کنار بهترين CRM متحول کند.

سامانه تلفن‌ گويا چيست؟

حتما براي شما هم پيش آمده است که با يک شرکت تماس بگيريد و به محض برقراري ارتباط به صورت اتوماتيک شخصي شرکت را معرفي ‌کند، به شما خوش‌آمد بگويد و در ادامه واحدهاي مختلف شرکت را با ذکر يک عدد نام ببرد تا شما سريع‌تر بتوانيد با واحد يا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار کنيد. به اين سيستم، تلفن گويا يا منشي ديجيتال مي‌گويند. يک منشي خستگي ناپذير و 24 ساعته! اين سناريو از ساده‌ترين خدمات تلفن‌گويا است.

خدمات تلفن‌گويا يکي از مهم‌ترين بخش‌هاي مرکزتلفن VOIP است. در واقع يک ماژول نرم‌افزاري بر روي يک مرکزتلفن VOIP است که مي‌تواند در ساده‌ترين حالت افراد تماس‌گيرنده را به واحدهاي مختلف سازمان راهنمايي کند يا به صورت حرفه‌اي و برنامه‌ريزي شده، به طور مثال از مشتريان شرکت شما براي دريافت پشتيباني کد مشتري بگيرد، به صورت هوشمندانه يک مسابقه تلفني يا يک تلفن قصه‌گو راه‌اندازي کنيد، ارتباط مشتري را به يک درگاه پرداخت برقرار کند يا يک سيستم نوبت‌دهي بيمارستان باشد و بسياري قابليت‌هاي هوشمندانه ديگر که در ادامه با جزئيات بيشتري توضيح خواهيم داد.

راه اندازي سامانه تلفن گويا بر روي بستر مرکز تلفن VOIP

براي راه اندازي تلفن گويا در شرکت خود، ابتدا بايد بستر مناسب آن را فراهم کنيد. اولين قدم، داشتن يک شبکه کابلي يا بيسيم داخلي پايدار است که معمولا اکثر شرکت‌ها اين بستر ارتباطي را به دليل وجود کامپيوتر و اينترنت داخلي دارند. پس نگران اضافه کردن کابل يا تجهيزات اضافي نباشيد.

قدم بعدي که مهم‌ترين قدم براي داشتن يک منشي‌ ديجيتال هوشمند است، داشتن يک مرکز تلفن تحت شبکه است. مرکز تلفن ويپ در واقع وظيفه مديريت تماس‌هاي شما را که تلفن گويا بخشي از آن است، دارد. با توجه به ماهيت نرم‌افزاري مرکز ‌تلفن براي استقرار نيازمند يک سرور براي سرويس‌دهي خواهد بود. سيستم منشي ديجيتال هوشمند يک ماژول نرم‌افزاري از مرکز تلفن قدرتمند VOIP است که پس از پياده‌سازي کامل مرکز تلفن VOIP با توجه به نياز هر کسب‌و‌کار پياده‌سازي خواهد شد. پيش از راه‌اندازي تلفن‌گويا بايد اطلاعاتي را به شرح زير در اختيار کارشناس استقرار سيستم تلفن تحت شبکه قرار دهيد:

• تمام نيازتان و هر چيزي که در ذهنتان مي‌گذرد را صراحتا به مجري پروژه‌تان بگوييد. اين مهم‌ترين بخش براي طراحي سناريو بر اساس شرح نيازتان است. مثلا اگر ‌هميشه پشت ميزتان نيستيد و بخشي از روز را خارج از شرکت به سر مي‌بريد و نمي‌خواهيد تماسي را از دست بدهيد حتما اعلام کنيد. اگر نياز به صندوق صوتي براي دريافت انتقادات و پيشنهادات داريد، يا مي‌خواهيد مثلا با وارد کردن يک عدد آدرس شرکت، شماره حساب يا هر اطلاعات ديگر براي تماس‌گيرنده پخش شود به صورت کامل توضيح دهيد.


• بر اساس سليقه و بودجه‌اي که در نظر گرفته‌ايد براي ضبط صدا به صورت استوديويي يا توسط خودتان تصميم بگيريد.


• متن خوش‌آمد‌گويي و پيامي که مي‌خواهيد پخش شود را آماده کنيد. مثلا: “سلام، شما با شرکت ويپينگ تماس گرفته ايد، براي ارتباط با واحد فروش عدد يک، براي …”


• پس از تهيه متن، پيش از راه‌اتدازي تلفن گويا، اعداد تخصيص يافته به داخلي‌ها يا گروه‌هاي کاري را مشخص کنيد. مثلا اگر داخلي اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلي‌هاي کارشناسان فروش را براي کارشناس استقرار مشخص کنيد.

راه‌اندازي تلفن گويا جزئيات فني بيشتري دارد که بايد کارشناس پياده‌سازي براي شما شرح دهد. مثلا مي‌توانيد تعيين کنيد کسي بتواند به صورت مستقيم يک داخلي را بگيرد يا خير، فردي که تماس مي‌گيرد چند بار امکان وارد کردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتي به انتهاي پيام خوش‌آمدگويي رسيد، پيام تکرار شود، به يک داخلي مثلا اپراتور وصل شود يا مجدد پيام خوش‌آمدگويي از ابتدا پخش شود. پياده‌سازي سرويس‌هاي هوشمند مثل منشي ديجيتال نيازمند بررسي و توجه به شرح‌نياز دقيق مدير يک کسب‌و‌کار و يک تيم حرفه اي خدمات VOIP دارد. به صورت کلي موارد يک تا چهار مهم‌ترين گزينه‌هايي هستند که پيش از پياده‌سازي بايد با آن توجه کنيد.

راه اندازي تلفن گويا چطور به کسب‌و‌کار شما کمک ‌مي‌کند؟

اگر بخواهيم به صورت خلاصه مزيت راه اندازي تلفن گويا را براي کسب‌و‌کارتان بگوييم، در واقع اين سرويس همانطور که از نام ديگرش، منشي تلفني پيداست وظيفه مديريت تماس‌هاي ورودي شما را به صورت هوشمندانه، دقيق و در 24 ساعت شبانه روز دارد. راه اندازي تلفن گويا در شرکت شما براي شخصي که اولين بار با شما تماس مي‌گيرد، ويترين شرکت‌تان است. شما حتي اگر يک کسب‌و‌کار کوچک داشته باشيد، با استفاده از منشي ديجيتال هوشمند شرکت‌تان را سازمان يافته و منظم نشان مي‌دهيد. معرفي شرکت، خوش‌آمدگويي و نام بردن دپارتمان‌هاي مختلف مخصوصا با يک صداي گوينده مي‌تواند در اولين قدم ارتباط با مشتري بسيار براي‌تان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود.

از ديگر مزيت‌هاي راه اندازي تلفن گويا که مي‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند، ارتباط فرد تماس‌گيرنده بدون معطلي با واحد يا شخصي است که قصد ارتباط با او را دارد. فرض کنيد اين سرويس وجود نداشت و منشي يک شرکت به صورت سنتي به اين تماس‌ها پاسخ مي‌داد و به واحد‌هاي مختلف وصل مي‌کرد. در اين شرايط شما به عنوان مدير يک کسب‌و‌کار بايد يک نيرو تمام وقت، صرفا براي پاسخگويي به اين تماس‌ها استخدام مي‌کرديد. علاوه بر اين موضوع، مشتريان شما مي‌توانند روي تلفن‌گويا و در صندوق صوتي براي شما پيام بگذارند، فکس خود را ارسال کنند، پيام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌کاري را گوش کنند و بسياري قابليت ديگر که فعلا به همين توضيحات مختصر بسنده مي‌کنيم و در ادامه شما را با سودمندي‌هاي هوشمندانه منشي ديجيتال بيشتر آشنا مي‌کنيم.

سودمندي‌هاي پنهان راه اندازي تلفن گويا

هر وقت صحبت از تلفن گويا يا منشي‌ديجيتال مي‌شود معمولا تنها چيزي که به ذهنمان مي‌رسد همان پيام خوش‌آمدگويي است که همه‌جا شنيده‌ايم. اما اين سرويس مهم از خدمات ويپ توانايي ارائه خدمات بسيار گسترده‌تري را نيز دارد که شايد تا به حال به ذهن شما خطور نکرده باشد. با توجه به اينکه راه‌اندازي تلفن‌گويا هوشمند يکي از خدمات مرکز تلفن VOIP که در واقع يک سيستم تلفني کد‌باز است محسوب مي‌شود، امکان برنامه‌نويسي و پياده سازي انواع نيازمندي‌هاي شرکت‌ها را در هر نوع کسب‌و‌کار دارد. اصطلاح کدباز به پلتفرم‌هايي گفته مي‌شود که تمامي متخصصان امکان دسترسي به هسته نرم‌افزار و تغييرات را دارند. مرکز تلفن ويپ شرکت ويپينگ اين قابليت را به شما مي‌دهد تا بتوانيد بر اساس نياز، هرگونه شخصي‌سازي را انجام دهيد. در ادامه تعدادي از انواع ماژول‌هاي متداول از خدمات تلفن‌گويا که فراتر از يک سيستم خوش‌آمدگويي هستند معرفي خواهيم کرد.

1- سيستم نوبت دهي

شايد براي‌تان پيش آمده باشد که براي دريافت نوبت با يک کلينيک يا بيمارستان تماس گرفته باشيد و پس از معرفي و پيام خوش‌آمدگويي از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشک مرتبط را انتخاب کنيد و به اين صورت نوبتي براي شما در يک تاريخ و ساعت خاص ثبت مي‌شود. اين سيستم نوبت‌دهي در واقع بر روي تلفن گويا پياده سازي شده است و يکي از خدمات ويپ محسوب مي‌شود.

2- سيستم تيکتينگ تلفني

از ديگر مزاياي راه اندازي تلفن گويا مي‌توان به ماژول تيکيتينگ تلفني که يکي ديگر از سرويس‌هايي است که بر روي ماژول منشي ديجيتال و مرکز تلفن ويپ پياده‌سازي مي‌شود، اشاره کرد. مشتريان شما با شماره پشتيباني تماس مي‌گيرند و مشکل سيستم خود را به صورت يک صدا براي کارشناس مربوط ثبت مي‌کنند. کارشناس پشتيباني مربوطه پس از دريافت تيکت صوتي مي‌تواند اقدامات لازم را براي خدمات پشتيباني ارائه نمايد.

3- سيستم ثبت اطلاعات کارجويان به صورت تلفني

شرکت‌هاي کاريابي همواره در جست‌وجو و جمع آوري اطلاعات کارجويان و کارفرماها هستند. معمولا شرکت‌هايي در اين حوزه موفق هستند که بتوانند ديتابيس بزرگي از اين مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات کارجويان و کارفرماها به صورت کاغذي و اينترنتي، امکان ثبت اطلاعات به صورت صوتي بر روي يک تلفن گويا هوشمند نيز خواهد بود. مزيت استفاده از اين سيستم براي کارفرماها، شنيدن لحن معرفي کارجو خواهد بود.

4- سيستم رزرواسيون تلفني

بسياري از کسب‌و‌کارها مثل هتل‌ها، مراکز فروش بليط و… که براي ارائه خدمت نياز به رزرواسيون از پيش دارند، مي‌توانند از اين سيستم استفاده کنند. مثلا فردي با يک هتل تماس مي‌گيرد، سيستم پس از خوش‌آمدگويي از کاربر مي‌خواهد تا تاريخ اقامت خود را وارد کند. در صورت خالي بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نياز به يک درگاه پرداخت بانکي جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاريخ مورد نظر اتاقي خالي نباشد نيز سيستم به صورت اتوماتيک به فرد تماس‌گيرنده اعلام خواهد کرد.

5- سيستم هوشمند پشتيباني

بسياري از شرکت‌هايي که بخشي به عنوان خدمات پشتيباتي دارند، با اين مشکل مواجه شدند که افرادي که در ليست مشتريان‌شان نيستند براي دريافت پشتيباني يا حل مشکلاتشان با مرکز‌ پشتيباني تماس برقرار مي‌کنند. اين موضوع باعث مي‌شود که شرکت نتواند به مشتريان خودش سرويس مناسب بدهد. زيرا زمان زيادي را با افرادي که مشتري اين کسب‌و‌کار نيستند مي‌گذراند. يکي ديگر از انواع خدمات تلفن گويا، استفاده از شماره مشتري است. زماني که فردي با بخش پشتيباني شرکت شما تماس مي‌گيرد تنها با وارد کردن شماره مشتري خود مي‌تواند با کارشناسان پشتيباني صحبت کند، در غير اينصورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.

6- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني

يکي ديگر از سرويس‌هاي هوشمندي که روي تلفن گويا پياده سازي مي‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني است. در واقع شخصي که با شماره‌هاي اعلام شده تماس مي‌گيرد، مي‌تواند بر اساس سليقه خود در منوي صوتي تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش کند. مسابقات تلفني نيز با همين شرايط برگزار مي‌شوند. شايد برايتان سوال پيش بيايد که داشتن اين مدل تلفن گويا که ممکن است ساعت‌ها خطوط شرکت را اشغال کند چه سودي دارد؟ در بين انواع خطوط مخابراتي، خطي به نام IN وجود دارد که بر حسب دقيقه، هزينه‌اي مازاد براي ارائه خدمت، به حساب تماس‌گيرنده يا قبض تلفن اضافه مي‌کند. بنابراين درآمد چنين کسب‌و‌کارهايي بر اساس ميزان مکالمات افراد تماس‌گيرنده خواهد بود.

تبريک! به زودي کسب‌وکار موفق‌تري خواهيد داشت.

اگر تا اينجاي اين مطلب را مطالعه کرده‌ايد پس حتما عزمتان براي يک تغيير و تحول اساسي در کسب و کارتان جزم شده است! تا اينجاي مقاله با مزيت‌هاي راه‌اندازي تلفن‌گويا آشنا شده‌ايد، حالا مي‌دانيد که منشي ديجيتال فقط يک پاسخگوي خودکار يا يک پخش‌کننده پيام خوش‌آمدگويي نيست و مي‌تواند بسيار هوشمندانه‌تر به کسب‌و‌کار شما کمک کند. براي داشتن اين منشي ديجيتال خستگي‌ناپذير و 24 ساعته نيازمند تجربه کافي و يک تيم متخصص جهت پياده‌سازي و پيکربندي خواهيد بود. همانطور که گفته شد تلفن گويا ويترين و اولين راه ارتباط شما با مشتريان احتمالي‌تان است، بنابراين پايداري و کيفيت اين سيستم براي هر کسب‌و‌کاري بسيار مهم خواهد بود. شرکت ويرا پردازش رامان با نام تجاري ويپينگ با سال‌ها تجربه موفق در زمينه پياده‌سازي مرکزتلفن VOIP و راه اندازي تلفن گويا ، آموزش و مشاوره به شرکت‌ها و ارگان‌هاي دولتي مختلف آماده پاسخگويي و مشاوره رايگان به شما عزيزان در زمينه خدمات تلفن گويا خواهد بود.

منظور از خدمات ويپ چيست؟

خدمات ويپ در واقع تمام سرويس‌هايي است که يک شرکت متخصص در حوزه پياده‌سازي و استقرار مرکز تلفن ويپ به شما ارائه مي‌دهد. يک شرکت ارائه دهنده پشتيباني VOIP وظيفه ارائه مشاوره صادقانه با توجه به شرح نياز و بودجه شما را دارد. چنين شرکتي بايد توانايي بررسي و نيازسنجي دقيق پروژه شما را داشته باشد، تجهيزات مورد نيازتان را تامين کند، اگر نيازمند نرم‌‍‌افزار خاصي مثل سيستم نظرسنجي تلفني، نوبت‌دهي تلفني،ماژول مدير منشي، صدور قبض، سيستم رزواسيون و … بوديد، توانايي برنامه‌نويسي و پياده‌سازي آن را بر روي مرکز‌تلفن تحت شبکه داشته باشد. در ادامه به جزئيات بيشتري از فاکتورهاي انتخاب يک شرکت خدمات ويپ مي‌پردازيم.

چطور يک شرکت خدمات ويپ را انتخاب کنيم؟

در هر حوزه کاري شرکت‌ها و اشخاص زيادي مدعي توانايي خدمت‌رساني به نيازمندي‌هاي مديران کسب‌و‌کارها هستند. با توجه به اينکه سيستم تلفن VOIP مخصوصا براي شرکت‌هايي که تماس‌هاي ورودي و خروجي زيادي دارند، به نوعي قلب تپنده اينگونه شرکت‌ها است، بنابراين از حساسيت حائز اهميتي برخوردار هستند. مديران کسب‌و‌کار براي انتخاب يک شرکت خدمات ويپ بايد نکته‌سنجي و دقت زيادي را به خرج دهند. در ادامه فاکتورهاي مهمي را که شرکت‌هاي متخصص خدمات مرکزتلفن ويپ براي ارائه خدمت بايد داشته باشند معرفي خواهيم کرد.

مشاوره و نيازسنجي دقيق و منصفانه براي ارايه خدمات ويپ از شرکت هاي دانش‌بنيان

مهم‌ترين بخش پيش از اجراي يک پروژه ويپ، نيازسنجي دقيق بر اساس شرح نياز شما خواهد بود. بنابراين در اولين قدم، شرکتي که انتخاب مي‌کنيد بايد آنقدر تجربه و رزومه خوبي داشته باشد تا بتواند دقيقا بر‌اساس ميزان بودجه، نيازهاي کسب‌و‌کار و پيشنهادهايي که از ديد شما پنهان است، مشاوره دهد و سناريو پروژتان را طراحي کند.

دريافت ليست مشتريان شرکت ارائه دهنده خدمات VOIP

معمولا با کنکاش در ليست مشتريان يک شرکت خدمات VOIP اطلاعات مناسبي را مي‌توانيد به دست آوريد. ليست مشتريان در واقع تجربه و سابقه يک شرکت را نشان مي‌دهد و به شما مي‌گويد که تا به حال چندين شرکت خصوصي يا دولتي در کسب‌‌و‌کارهاي مختلف به آن شرکت اعتماد و پروژه خود را به آن‌ها سپرده‌اند. صريح بخواهيم بگوييم شرکت‎‌هايي که ليست مشتري محدودي دارند بي‌شک تازه کار هستند و اگر دنبال يک شرکت باسابقه هستيد همين اول راه مي‌توانيد بر اساس اين ليست تصميم خودتان را براي همکاري بگيريد.

تامين تجهيزات سخت‌افزاري براي خدمات VOIP توسط شرکت هاي وارد کننده

شرکت‌هاي ارائه دهنده سيستم‌تلفن تحت شبکه، سخت‌افزارهاي مورد نياز پروژه را يا از همکاران واردکننده تجهيزات تهيه مي‌کنند يا خودشان به صورت مستقيم تامين کننده هستند. به صورت کلي براي شما تفاوتي نخواهد داشت که شرکتي که مي‌خواهيد پروژه خود را به آن‌ها بسپاريد، سخت‌افزار را از انبار خود تامين مي‌کند يا از همکارانشان که در زمينه واردات سخت افزار ويپ فعاليت دارند. نکته‌اي که بايد به آن توجه داشته باشيد گارانتي سخت‌افزار، قيمت مناسب و از همه مهم‌تر شناخت کامل تجهيزات ويپ توسط آن شرکت است. زيرا در صورتي که شرکت خدمات VOIP با اين تجهيزات به خوبي آشنا نباشد، نمي‌تواند بهترين انتخاب و راهکار را به شما ارائه دهد. بنابراين دليل پيشنهاد هر برند يا محصول را از آن‌ها جويا شويد و خودتان نيز کمي در مورد تجهيزات تحقيق کنيد.

پياده‌سازي و استقرار پايدار و با کيفيت خدمات ويپ

مرحله استقرار سيستم تلفن ويپ بايد طبق يک برنامه‌ريزي و بررسي زيرساخت شرکت صورت بگيريد. بنابراين شرکت ارائه‌کننده خدمات ويپ بايد علاوه بر توانايي استقرار سرور مرکزتلفن ويپ با زير‌ساخت شبکه نيز آشنا باشد. مسلما شما به عنوان يک مدير، سراغ هر شرکتي براي ارائه خدمات VOIP برويد مدعي پياده‌سازي پايدار و باکيفيت خواهند بود. اما چطور مي‌توان اين اطمينان را به دست آورد؟ بهترين روش، بررسي رزومه و نامه‌هاي حسن انجام کار آن‌ها است. از آن‌ها بخواهيد تا شرکت‌هاي مرتبط با کسب‌و‌کارتان را که در ليست رزومه خود دارند معرفي کنند که در صورت امکان از آن‌ها استعلام بگيريد.

توانايي برنامه‌نويسي بر اساس نياز اختصاصي شما

بسياري از شرکت‌هاي ارائه کننده خدمات VOIP با پلتفرم‌هاي نرم افزاري کار مي‌کنند. يک مرکزتلفن نرم‌افزاري به شما اين امکان را مي‌دهد تا بتوانيد به هسته آن دسترسي داشته باشيد و هر نياز اختصاصي که داريد با کمک يک برنامه نويس پياده سازي کنيد. به طور مثال سيستم نظرسنجي تلفني، نوبت‌دهي کلينيک يا  بيمارستان، سيستم رزرواسيون، سرويس مدير منشي، ارتباط با نرم افزارهاي جانبي مثل اتوماسيون اداري و مديريت ارتباط با مشتري (نرم افزار CRM)، و… از جمله مواردي هستند که تنها شرکت‌هايي که تجربه کافي و تيم برنامه‌نويسي روي VOIP دارند، امکان ارائه اين خدمات را خواهند داشت. بنابراين پيش از سپردن پروژه به هر شرکت، ليست ماژول و نرم افزارهايي که از پيش نوشته‌اند را بخواهيد.

امکان ارائه خدمات مرکز تماس

اگر شما يک شرکت فروش تجهيزات يا ارائه‌کننده خدمات و پشتيباني باشيد، احتمالا داشتن يک سيستم مرکزتماس کارآمد براي شما مهم خواهد بود. مرکزتماس بر پايه صف‌تماس پياده سازي مي‌شود ، ويژگي‌هاي گزارش‌دهي دقيق از تماس اپراتورها، اطلاعات ورود و خروج شيفت، ارتباط از طريق ساير پلتفرم هاي ارتباطي از طريق همان پنل مرکزتماس و … از جمله مواردي است که يک مرکزتماس حرفه‌اي بايد داشته باشد. بنابراين اگر تصميم داريد براي بخش مرکزتماس خود با يک شرکت خدمات ويپ همکاري کنيد، حتما رزومه دقيق آن‌ها و پروژه‌هاي موفق آن‌ها را مورد بررسي قرار دهيد.

نحوه پرداخت و تسويه حساب با شرکت ارائه دهنده خدمات ويپ

شما به عنوان يک مدير کسب‌و‌کار حتما براي پياده‌سازي مرکزتلفن ويپ در شرکت خود بودجه اي را کنار گذاشته‌ايد و اينکه اين بودجه در جاي درست خود و با چه شرايطي خرج شود بي‌شک براي‌تان اهميت دارد. ‌برخي از شرکت‌ها تمام مبلغ پروژه را در زمان نوشتن قرارداد و پيش از شروع پروژه دريافت مي‌کنند. بعضي ديگر طبق توافق درصدي را پيش از آغاز و مابقي را در زمان تحويل پروژه دريافت مي‌کنند. کمتر شرکتي پيدا مي‌شود که تمام هزينه پروژه را در صورت رضايتمندي شما پس از تحويل پروژه دريافت کند که مطمئنا چنين شرايط پرداختي براي مدير يک شرکت بهترين گزينه خواهد بود. بنابراين در زمان تحقيق، بررسي و انتخاب يک شرکت خدمات ويپ حتما به نحوه تسويه حساب توجه کنيد.

چگونگي پشتيباني سيستم تلفني

هر نرم‌افزار، سخت افزار و سيستم تحت شبکه مبتني بر ويپ در هر شرکت نيازمند پشتيباني ويپ و خدمات شرکت فروشنده يا ارائه دهنده خدمات مي‌باشد. مخصوصا يک سيستم تلفن‌ ويپ که تمام ارتباطات يک شرکت بر دوش آن است. بنابراين پيش از عقد قرارداد با يک شرکت خدمات ويپ، به صورت کامل از نحوه پشتيباني آن‌ها اطلاعات کسب کنيد. مثلا اگر نيازمند پشتيباني 24 ساعته هستيد، حتما اين موضوع را مطرح کنيد. بسياري از شرکت‌هاي اين حوزه فقط در ساعات اداري فعاليت دارند. بنابراين دريافت شرح چگونگي پشتيباني مرکز تلفن ويپ را در زمان انتخاب شرکت خدمات VOIP حتما دريافت و دقيق مطالعه کنيد.

راهکارهاي برقراري امنيت در خدمات VOIP

يکي از مهم‌ترين توانايي‌هاي يک شرکت خدمات ويپ، توانايي برقراري امنيت مرکز تلفن ويپ است. سيستم تلفن ويپ با توجه به ماهيت تحت شبکه و نوع پروتکلي که استفاده مي‌کند، هميشه در معرض سودجويي هکرها است و در صورتي که سرور شما دسترسي به اينترنت داشته باشيد امکان اتک خوردن و در نتيجه دريافت يک قبض تلفن سنگين براي شما وجود دارد. به صورت کلي امنيت در سيستم‌هاي تحت شبکه هميشه امري نسبي است اما همين امنيت نسبي نيازمند تخصص کافي و آشنايي با پروتکل‌ها و سيستم‎هاي امن سازي مرکز تلفن VOIP را دارد. بنابراين اگر امنيت مرکز تلفن ويپ براي شما اهميت دارد حتما از شرکتي که مي‌خواهيد پروژه‌تان را به آن‌ها بسپاريد، نمونه پروژه‌هاي برقراري امنيت که قبلا پياده‌ساي کردند را بخواهيد.

شرکت ارائه دهنده خدمات VOIP را هوشمندانه و آگاهانه انتخاب کنيد.

با توجه به تمامي موارد و توضيحاتي که ارائه شد، شما به عنوان يک مدير کسب‌و‌کار بايد پيش از انتخاب يک شرکت خدمات ويپ تمام فاکتورها را بررسي و مورد ارزيابي قرار دهيد. در واقع با دانستن اطلاعاتي که در اختيارتان قرار داديم، در نتيجه يک انتخاب هوشمندانه خواهيد داشت. يک انتخاب دقيق بر اساس رزومه، قيمت‎گذاري و شرايط تسويه حساب، نحوه پشتيباني، توانايي پياده سازي نيازهاي خاص شما و ساير موارد ديگري که به تفصيل شرح داده شد باعث مي‌شود بدون دغدغه يک سيستم تلفني باکيفيت و پايداري را سال‌هاي سال داشته باشيد.

همين حالا با ما تماس بگيريد

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نياز به مشاوره داريد ، همکاران ما با اشتياق فراوان منتظر پاسخ گويي به شما عزيزان هستند.

کافيست فقط با ما تماس بگيريد : 74327-021

منظور از پشتيباني سيستم ويپ چيست؟

خدمات و پشتيباني ويپ در واقع وظايفي‌ است که پس از پياده سازي و استقرار مرکز تلفن VOIP از سوي شرکت مجري اجرا مي‌شود. معمولا در زمان تنظيم قرارداد اجراي پروژه، شرکت‌هاي اين حوزه زماني را به عنوان پشتيباني رايگان سيستم تلفن تحت شبکه جهت رسيدن به پايداري ارائه مي‌دهند و در صورت نياز و تاييد کارفرما قراردادي مبني بر ارائه خدمات و پشتيباني VoIP به صورت فصلي، شش ماهه يا ساليانه تنظيم مي‌شود. در مدت قرارداد پشتيباني، شرکت مجري موظف است طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ويپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاري، سخت‌افزاري، تهيه نسخه پشتيباني و … بررسي نمايد و مشکلات احتمالي را به حداقل برساند يا در زمان بروز خطا در سيستم در اسرع وقت مشکل را برطرف نمايد.

چرا بايد از مرکز تلفن ويپ پشتيباني شود؟

سيستم تلفن VOIP مانند ساير سرويس‌هاي تحت شبکه علاوه بر اينکه براي پياده‌سازي و استقرار نيازمند يک متخصص باتجربه است، براي راهبرد و پشتيباني نيز به يک متخصص نياز دارد. سرويس و تجهيزات زيادي در شبکه داخلي شرکت دست در دست هم مي‌دهند تا شما بتوانيد از خدمات مرکزتلفن ويپ استفاده کنيد. سرور، سوييچ‌ها، کامپيوترها، زيرساخت شبکه، اينترنت و به صورت کلي تمامي زيرساخت نرم‌افزاري و سخت‌افزاري شرکت در ارتباط با هم يک سرويس را به کاربران ارائه مي‌دهند. بنابراين در وهله اول صحت عملکرد هرکدام از اين اجزا بسيار حائز اهميت است و هر کدام از اين بخش‌ها به نسبت مقياس شرکت ممکن است نيازمند کارشناس پشتيباني باشد.

سيستم تلفن VOIP يک سيستم پيشرفته تلفني است که از پايداري خوبي نيز برخوردار است. اما از اين موضوع نمي‌توان گذشت که چنين سرويس هوشمندي هيچگاه به مشکل نخورد يا نيازمند هيچگونه تغيير يا بررسي منظم نباشد. فرض کنيد پس از مدتي تصميم مي‌گيريد تغييراتي در سرور خود ايجاد کنيد. مثلا منوي تلفن‌گويا را تغيير دهيد، داخلي اضافه کنيد، از سيستم خود نسخه پشتيبان تهيه کنيد يا صف انتظار جديدي بسازيد. همچنين ممکن است به هر دليلي سرور مرکز تلفن ويپ شما دچار اختلال شود، بنابراين در اين شرايط شما نياز به يک کارشناس پشتيبان مستقر در شرکت خود يا به صورت On Call در همان شرکت ارائه دهنده بهترين CRM خواهيد داشت.

پنج مورد از مهمترين شرايط و ضوابط خدمات پشتيباني VOIP

• 
  

  مدت زمان قرارداد پشتيباني سيستم ويپ

  
  

مدت قرارداد پشتيباني ويپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و ساليانه تعيين مي‌شود. در اين مدت شرکت خدمات ويپ که وظيفه پشتيباني VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامي موارد را تا پايان تاريخ قرارداد اجرا و خدمت‌رساني کند.

• 
  

  نحوه پشتيباني سيستم VOIP

  
  

چگونگي ارائه پشتيباني VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلي زياد و سيستم تلفن حساسي داريد، مي‌توانيد کارشناس پشتيبان را به صورت مستقر در محل شرکت خود داشته باشيد. اگر نيازي به يک کارشناس مستقر نداريد، مي‌توانيد قرارداد را طوري تنظيم کنيد که کارشناس و شرکت پشتيباني ويپ به صورت دوره‌اي و حضوري سيستم را بررسي و در طول همين دوره به صورت آنلاين و On Call سرويس دهي کنند. به صورت کلي نحوه ارائه خدمات پشتيباني ويپ بر اساس توافق، نوع و مقياس پروژه شما تعيين مي‌شود.

• 
  

  نحوه تسويه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ويپ

  
  

از ديگر مواردي که در قرارداد پشتيباني ويپ ذکر مي‌شود، نحوه تسويه حساب کارفرما است. اين مورد نيز حالات متغير مختلفي دارد که يا به صورت توافقي بين شرکت پشتيباني VOIP با کارفرما يا طبق قوانين و سياست‌هاي شرکت پشتيبان ويپ تعيين مي‌شود. نحوه پرداخت مي‌تواند ابتداي يا انتهاي هر دوره پرداخت گردد.

• 
  

  تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ويپ

  
  

يکي ديگر از موارد مهمي که بايد در قرارداد پشتيباني ذکر شود، تعهداتي است که بايد کارفرما و شرکت پشتيبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال مي‌توانيد در قرارداد اينطور ذکر کنيد که کارفرما نبايد اطلاعات دسترسي به سرور را به شخصي غير از کارشناس مورد تاييد شرکت خدمات ويپ بدهد. شرکت پشتيبان نيز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداري در لحظه پاسخگوي مشکلات کارفرما باشد.

• 
  

  شرح دقيق از موارد قابل پشتيباني پروژه

  
  

بهتر است در قرارداد به صورت دقيق و صريح تمام مواردي که شامل خدمات پشتيباني مي‌شوند را ذکر کنيد. به طور مثال ممکن است تجهيزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبکه، گيت‌وي، هدست و هر سخت افزار ديگري که در شرکت خود داريد شامل قرارداد پشتيباني شما نباشد و شرکت ارائه‎‌کننده خدمات ويپ فقط مرکز تلفن ويپ را پشتيباني کند. بنابراين بهتر است قرارداد خود را دقيق مورد بررسي و ارزيابي قرار دهيد.

در قرارداد پشتيباني سيستم تلفني ويپ معمولا چه خدماتي ارائه مي‌شود؟

• 
  

  بازديد دوره‌اي حضوري

  
  

به طور مثال اگر شما يک قرارداد پشتيباني 6 ماهه غيرحضوري با يک شرکت تنظيم کرده باشيد، بازديد و بررسي حضوري ماهانه کارشناس شرکت سرويس ‌دهنده مي‌تواند بسيار مفيد باشد. بررسي فيزيکي سرور مرکز تلفن ، تلفن‌هاي تحت شبکه روميزي يا بيسيم، گيت‌وي‌هاي خط شهري، هدست‌ها و به صورت کلي تمامي تجهيزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP از جمله تجهيزاتي هستند که در بازديد دوره‌اي حضوري مورد بررسي قرار مي‌گيرند.

• 
  

  تهيه نسخه پشتيبان

  
  

سرورهاي مرکز تلفن معمولا ظرفيت محدودي دارند و نمي‌توانند تمامي اطلاعات از جمله گزارشات مکالمات، صندوق صوتي و گزارشات عملکرد افراد پاسخگو را مدت زيادي ذخيره کنند. البته ميزان دخيره اطلاعات وابسته به ميزان هارد سرور است. به هر حال اين ظرفيت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهايت پر خواهد شد و نيازمند تخليه بخشي از ظرفيت هارد خواهد بود. علاوه بر اين موضوع ممکن است به هر دليل بر اثر يک اتفاق تمام اطلاعات شما از روي سرور از بين برود. در اين شرايط تهيه نسخه پشتيبان هم مي‌تواند در شرايط بحراني از دست دادن اطلاعات به شما کمک کند و همچنين از پر شدن فضاي هارد جلوگيري خواهد کرد.

• 
  

  عيب‌يابي مرکز تلفن ويپ

  
  

زماني که مرکز تلفن شما داراي خدمات پشتيباني باشد، ديگر نگراني و دغدغه‌اي بابت رفع عيب مشکلات مبدل خط تلفن شهري، خط E1، سيپ ترانک يا مشکلات تلفن ‌روميزي تحت شبکه، تلفن‌هاي بيسيم يا همچنين مشکلات سرور خود را نخواهيد داشت. در واقع هميشه خيالتان راحت است که در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌هاي سيستم تلفن گويا، شرکت خدمات ويپ آماده رفع عيب و پاسخگويي به شما خواهد بود.

• 
  

  افزودن امکانات و قابليت‌هاي جديد

  
  

فرض کنيد در شرکت خود يک نيروي جديد استخدام کرده‌ايد. براي اين شخص نيازمند ساخت يک داخلي، صندوق صوتي و هدايت تماس ورودي از طريق صف‌تماس و تلفن‌گويا هستيد. بنابراين شرکت خدمات ويپ مي‌تواند در هر زمان که نيازمند افزودن امکانات يا تغييرات در مرکز تلفن ويپ بوديد، در کنارتان باشد.

• 
  

  ارائه مشاوره در توسعه سيستم تلفن ويپ

  
  

بسياري از خدمات بي‌شمار ويپ ممکن است از ديد و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابليت‌هاي معمول يک سيستم تلفن هوشمند باخبر باشيد. يکي از وظايف مهم شرکت پشتيباني ارائه مشاوره و پيشنهاد با توجه به نوع کسب‌و‌کار و نياز شما خواهد بود. مثلا اگر شما يک بخش به عنوان مرکز تماس داريد، سيستم نظرسنجي تلفني مي‌تواند براي شما مفيد باشد. يا اگر از يک نرم‌افزار مديريت ارتباط با مشتري (CRM) استفاده مي‌کنيد، ارتباط مرکز تلفن ويپ با نرم افزار CRM مي‌تواند مزيت‌ زيادي را براي کسب‌و‌کارتان داشته باشد.

هواي کسب‌و‌کارتان را داشته باشيد

هر کسب‌و‌کاري براي رشد و پيشرفت نيازمند عوامل انساني و عوامل سيستماتيک درون سازماني خواهد بود. مثلا تا به حال شنيده‌ايد که يک نفر بدون استفاده از ايده و تجربه عوامل انساني ديگر بتواند يک کسب‌و‌کار موفق داشته باشد؟ يا تا به حال ديده‌ايد يک شرکت 20 نفره از هيچ سيستم نرم‌افزاري مثل حسابداري ،اتوماسيون اداري، انبارداري و … استفاده نکند و به عنوان يک شرکت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب اين سوال هم “خير” خواهد بود.

کسب‌و‌کارهاي امروزي ديگر امکان رشد بدون سيستم‌سازي فرآيندهاي درون سازماني با استفاده از تکنولوژي‌هاي نوين و سيستم‌هاي ارتباطي را ندارند. بنابراين شرکتي که استفاده از تکنولوژي را هزينه مي‌داند و خود را از سيستم‌هاي ارتباطي نوين دور مي‌کند، به همان اندازه از رقابت نيز دور خواهد شد. مرکز تلفن VOIP يک سيستم ارتباطي هوشمند براي کسب‌و‌کارهايي است به دنبال ارتقاي سطح کيفي خدمات خود و ارتباط بهتر با مشتريان‌شان هستند. خدمات پشتيباني VOIP نيز به شما کمک مي‌کند تا در تمام طول مدت استفاده از اين سيستم تلفن هوشمند خيالتان آسوده باشد و تمرکزتان بر روي ارائه خدمت بهتر به مشتريان و در نهايت افزايش فروش خود باشد.